In 10 effizienten Schritten zum Profi-Krisenmanager im Einkauf
Risiken sind allgegenwärtig und Krisen schlagen immer häufiger und heftiger zu. Höchste Zeit, im Unternehmen ein wirksames Risikound Krisenmanagement zu etablieren. Dafür braucht es nicht zwangsläufig ein Riesenprojekt. Bereits ein einfacher Praxisfahrplan in Kombination mit klarem Sachverstand kann viel bewirken.
1. Strukturierten Überblick herstellen
Am Anfang steht ein systematischer Überblick über alle Risiken, die den Einkauf direkt oder mittelbar betreffen und von diesem beeinflusst werden können. Hier sind übergeordnete ThemenCluster zu bestimmen, die als inhaltliche Klammer dann jeweils viele zugeordnete Einzelrisiken umfassen. In erster Näherung können dies beispielsweise sein: Finanzen, Lieferketten-Resilienz, Qualität, Recht und Compliance, Einkaufskapazitäten.
2. Subrisiken zu Themen-Clustern zuordnen
Jedem Themen-Cluster kann eine Vielzahl relevanter Subrisiken zugeordnet werden. Beispiel: Themen-Cluster „Recht und Compliance“ – hier könnten Haftungsrisiken aus Verträgen, IP-Risiken, Compliance-Risiken aus datenschutzrechtlichen Gründen u. v. m. aufgeführt werden.
3. Subrisiken detaillieren
Eine Detaillierung der Subrisiken ist wichtig, um diese konkret, greifbar und für das jeweilige Unternehmen wirklich relevant zu beschreiben. Dies kann z. B. durch Risiko-Steckbriefe dokumentiert werden, die alle wichtigen Informationen zu jedem Subrisiko in komprimierter Form zusammenführen.
4. Eintrittswahrscheinlichkeiten (ETW) bewerten
Die Bewertung der ETW ist fundamental wichtig, um für jedes Subrisiko messbar zu dokumentieren, welche Relevanz und welches Prioritätsgewicht diesem für weitere Schritte eingeräumt werden muss. Die Bewertung erfolgt durch Fachbereiche, Einkauf sowie Hinzuziehung externer Daten und Benchmarks.
5. Individuelle Risikotoleranz (RTO) des Unternehmens bewerten
Die RTO kann für jedes Unternehmen individuell sehr unterschiedlich ausfallen. Zwingend einzuhaltende gesetzliche Normen sind selbstverständlich nicht verhandelbar. Bei allen anderen Risikofeldern kann jedes Unternehmen grundsätzlich frei entscheiden, wie hoch die RTO im Rahmen der Strategie(n) ausfällt.
6. Potenzielle Schadwirkung (PSW) bewerten
Die PSW bewertet die mögliche Dimension von Risiken (Krisen) im Eintrittsfall. Eine hohe Bewertung ist gleichbedeutend mit hohem Risiko. Entsprechend relevant wird die PSW anteilig bei der Gesamtbewertung für das jeweils bewertete Risikothema sein.
7. Priorisierung aller Risiken auf Basis der Gesamtbewertung
Liegt ein Gesamtbild aller Risiken mit Bewertung dieser 3 Dimensionen vor, können eine klare Priorisierung auf Basis der ermittelten Werte (Score) erfolgen und eine Risikorangliste angelegt werden.
8. Zuordnung und Bewertung von Maßnahmen
Jedem Risiko der Rangliste werden Maßnahmen zugeordnet. Es ist sinnvoll, Komplexität, Kosten und Zeitbedarf stringent zu bewerten. Aus der Kombination von Risikorangliste und Maßnahmenbewertung ergibt sich eine Liste, die Handlungsfelder höchster Priorität und des besten erwarteten Verhältnisses von Nutzen zu Kosten aufzeigt.
9. Detaillierung der Maßnahmen
Jede Maßnahme sollte detailliert werden. Auch hier bewährt sich ein kompakter Maßnahmen-Steckbrief, der Handlungsfelder, Stakeholder, Kosten u. v. m. aufzeigt.
10. Definition und Implementierung des Prozesses „Risiko- und Krisenmanagement“
Neben der messbaren Klarheit zu Risiken und Maßnahmen ist ein dokumentierter und kommunizierter Prozess mit klaren Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Gremien (Governance, RACI-Matrix) entscheidend, um wirklich nachhaltig Risiken und Krisen meistern zu können.
