Erfolgreiches Kostenmanagement im S2P-Prozess
(Source to pay) im gesamten Einkauf
Kostenmanagement war schon immer ein zentrales Thema im Einkauf. Aktuell ist es wieder stark in den Fokus gerückt, da multiple Krisen die Unternehmen massiv unter Druck setzen. Ein systematisches Kostenmanagement verschafft den Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes „Luft zum Atmen“ – jetzt und in Zukunft!
1. Kostentransparenz
Eine Lösung mit System erfordert immer Transparenz. Hier sind folgende Faktoren wichtig:
WAS kaufe ich ein (Kategorien) – bezogene DL und Produkte?
WO kaufe ein (Lieferanten)?
Für WEN kaufe ich ein (Kostenstellen/Fachbereiche)?
Diese Differenzierung liefert eine erste Kostenklarheit auf der Ausgabenseite. Wichtig: Immer überprüfen, ob die zur Analyse herangezogenen Daten auch valide sind. Nichts ist schlimmer, als hier auf Basis falscher Daten zu agieren.
2. Kostenanalyse
Sobald ein belastbarer Überblick über die Kosten auf der Ausgabenseite (Spends) besteht, empfiehlt es sich, auch die Prozesse anzusehen, da durch Defizite dort ebenfalls hohe Kosten entstehen können, die zunächst eben nicht klar sichtbar sind. Weiterhin birgt ein systematisches Demand-Management (Bedarfssteuerung und Spezifikationen) regelmäßig Potenziale für signifikante Kostenentlastungen. Transparente Kostenstrukturen können dann systematisch analysiert und bewertet werden. Dies beinhaltet einen Abgleich (Benchmarking) mit Marktpreisen sowie auch die Plausibilisierung von Aufwänden der Dienstleister. Denn was nützt mir ein wettbewerbsfähiger Preis, wenn der Lieferant wenig effizient arbeitet und Preisvorteile durch erhöhten Aufwand zunichtegemacht werden?
3. Kostenoptimierung
Nun geht es darum, die Kosten konkret anzugehen. Hier bietet sich ein Portfolio mit Hunderten Instrumenten, die planvoll im Source-2-Pay-Prozess zum Einsatz kommen. In jeglicher Phase (Sourcing, Spezifikation, RFx, Verhandlung, Contracting, Umsetzung, RG-Prozess) können diese Instrumente gezielt positive Wirkung entfalten. Marktseitige (SUPPLY), bedarfsseitige (DEMAND) und prozessseitige (PROCESS) Instrumente werden dabei für stärkste Wirkung kombiniert. Eine Strategie für ein wirksames E2E-Kostenmanagement entsteht, die unzählige Potenziale für Ihr Unternehmen bietet.
4. Kostensteuerung
Ohne wirksame Kostensteuerung bleibt jedoch alles Stückwerk und zeitlich begrenzt wirksam. Der Fokus muss auf Planbarkeit, Effizienz und wirklich nachhaltig verankerten Effekten liegen. Denn ich will im Kostenmanagement eine völlig neue Qualitätsebene für das Unternehmen erreichen. Eine Ebene, die es ermöglicht, signifikant mehr Resilienz und Erfolg zu erreichen. Erfolgsbewährte Bausteine wie eine Preissteuerungsstrategie im S2P, Datenbanken mit Kostenhebeln und Marktpreisen sowie Profile Cards, Lieferanten-1-Pager u. v. m. ebnen dem Einkauf den Weg zu diesem Erfolg.
5. Eine Gesamtstrategie ist entscheidend für den Erfolg
Die Erfahrungen aus 25 Jahren Einkaufsleitung, Beratung und Training mit Hunderten von Unternehmen und Lieferanten zeigen ganz deutlich:
Jedes Unternehmen verfügt über eine Basis, auf der Erfolg aufgebaut werden kann.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, vorhandene Stärken und Entwicklungsfelder präzise zu erkennen, konsequent zu berücksichtigen sowie daraus mit System eine überzeugende und gleichzeitig individuelle Value Story für den Einkauf aufzubauen. Die sinnvolle Verknüpfung des Kostenmanagements im S2P mit businessorientierten Prozessen, differenzierter Digitalisierung und KI-Einbindung sowie effektivem Initiativen- und Change Management schafft das Fundament, als Einkauf und Unternehmen eine stabile und sehr erfolgreiche Zukunft zu gestalten.
