Der Lieferanten-Steckbrief: Starke Erfolgsimpulse für Ihre Jahresgespräche

1. Compliance des Lieferanten mit klar definierten Vorgaben

Neben typischen Kriterien wie Liefertreue (Termine, Mengen) oder Lieferqualität ist es sinnvoll, dem Lieferanten bei anderen Faktoren gezielt „auf den Zahn zu fühlen“ und ihn konstruktiv zu fordern. Fragen Sie ihn, was er aktiv unternimmt, um seine eigenen Kosten und Prozesse kontinuierlich zu bewerten und zu verbessern. Denn tut er das nicht, wird er oft eher stumpf eigene Kostensteigerungen ungefiltert als Preissteigerungen (plus Aufschlag) an Sie weiterreichen. Dies bedroht Ihre Kostenstruktur und Ihre Margen als Unternehmen. Sie haben also ein sehr legitimes Interesse daran, diese Frage zu stellen und diesen Punkt zukünftig zu einem konkreten Ziel zu machen, das Einfluss auf die Lieferantenbewertung im Rahmen des SRM haben sollte.

2. Stringente Transparenz und Preissteuerung

Ein zentraler Punkt in Gesprächen wird immer der Preis bleiben. Preise basieren im Kern auf Kosten, sofern der Lieferant Preise nicht frei festlegt (Value Pricing). Für den Kunden hingegen übersetzen sich Preise in Kosten. Daher: Fordern Sie volle Transparenz zu Preisen und Kostenelementen sowie Kostentreibern ein. So bekommen Sie die Dinge in den Griff. Schreiben Sie Preise über definierte Zeiträume fest oder koppeln Sie diese an offizielle Indizes. Akzeptieren Sie nicht nur Steigerungen, sondern fordern Sie auch ausdrücklich Reduzierungen ein, wenn ein Index sinkt. Und: Erlauben Sie einem Lieferanten nicht, einfach überraschend mit einer Preiserhöhung aufzutauchen, sondern fordern Sie, dass diese belastbar begründet 3–6 Monate vorher angekündigt wird.

3. Instruktionen für Dienstleister (1-Pager)

Kanalisieren Sie die Performance des Lieferanten durch klare Vorgaben, was von ihm im S2P-Prozess erwartet wird. Dies kann Faktoren betreffen wie Vorgaben zur Einbindung des Einkaufs beim Austausch mit Fachbereichen. Fixieren Sie schriftlich, dass der Lieferant Sie zeitnah und transparent informieren muss. Das stärkt gezielt die Autorität und Rolle des Einkaufs als BusinessPartner. Weitere Faktoren könnten unverzügliches „Flaggen“ bestimmter Risiken oder die Einhaltung von Vorgaben im Rechnungsprozess oder zur Wirtschaftlichkeit sein („Right skill, right task“).

4. Differenzierte Vergütungsmodelle

Immer wieder zeigt sich, dass viele Unternehmen sich weitgehend auf tradierte Vergütungsmodelle wie Abrechnung nach Aufwand und Pauschalsummen konzentrieren. Ausgefeiltere Varianten dieser Modelle, erfolgsbasierte Optionen oder gar hybride Konstellationen sind oft unbekannt oder werden nicht angewandt. Dabei bergen sie, situativ passend eingesetzt, riesige Potenziale, um Kosten zu steuern und die Leistungsqualität signifikant zu stärken. Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten daher gezielt über Optionen, differenzierte Modelle bei der Leistungserbringung einzusetzen.

5. Lieferanten-Innovationen: Supplier-enabled innovation (SEI)

Warum führen wir Lieferantengespräche? Doch nicht nur für das finale Ziel, Preise zu reduzieren oder Prozessvorgaben zu machen. Dies sind sicherlich wichtige Faktoren. Und gleichzeitig sind sie eben kein Selbstzweck, sondern Instrumente für das wahre Ziel des Einkaufs: einen möglichst hohen Nutzenbeitrag für den Erfolg des Unternehmens zu liefern. Die Lieferanten sind dabei ein zentraler Hebel. Neben einem hohen Qualitätsniveau sollte auch deren Innovationsbeitrag als „Game Changer“ im Fokus stehen. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten Innovationsziele für Leistungen und Prozesse. Die Fähigkeit der Lieferanten, nutzenstiftende Innovationen konkret zu liefern, wird dann ein Kernelement der Leistungsbewertung und kann ebenso ein Eckpfeiler der Vergütungsgestaltung werden.